Kinh nghiệm làm quán Cafe Sách: Chi Phí, Marketing và Vận Hành như thế nào?

Hiện nay, xu hướng mở quán cà phê đã và đang rất hot khi mọi người muốn kinh doanh một ý tưởng hoặc đơn giản là kiếm lợi nhuận. Không chỉ riêng thị trường ở miền Trung mà tính trên toàn quốc, số lượng quán cafe rất nhiều, đặc biệt ở Huế quán nhậu và cà phê với số lượng dày đặt. Vậy bạn muốn mở một quán cà phê, đặc biệt là cafe sách thì chi phí là bao nhiêu, Marketing quãng bá như thế nào và vận hành ra làm sao?

SachCoffee sẽ chia sẻ cho bạn những kinh nghiệm của cá nhân người đã từng mở hai quán cà phê sách, một ở Sài Gòn và hai là ở Huế là quán SachCoffee hiện nay.

Với bất kì mô hình kinh doanh nào, đầu tiên là cần quan tâm đến vốn mình sẽ bỏ ra là bao nhiêu. Với kiểu hình thức kinh doanh loại hình dịch vụ đồ uống thì tùy theo số tiền mình đang có để thiết kế quán phù hợp. Thông thường để mở quán cà phê bình thường thì số vốn tối thiếu là từ 100 đến 200 triệu cho mặt bằng khoảng 70-100m2. Còn nếu vốn lớn hơn thì trên 1 tỷ đồng cho mặt bằng trên 200m2, có lầu hoặc không. 
Tuy nhiên, với mô hình quán cà phê sách thì cần một khoảng chi phí gần 100 triệu cho việc đóng giá sách và sách để trưng bày, đa số những người mở quán cafe sách là theo sở thích đọc sách của mình hoặc muốn một không gian yên tĩnh, nhiều sách xung quanh hay thích các bạn sinh viên tới học bài, học nhóm.
Sẽ có rất nhiều loại chi phí khác nhau cho bạn Setup quán đến giai đoạn khai trương:

1. Chi phí xây dựng: Chi phí thiết kế, công xây dựng,kính, bàn ghế, ốp alu, lát sàn + sạch, thạch cao, sơn, toalet, cửa cuốn, v.v...

2. Chi phí cho trang trí: Tranh dán tường, bể cá, cây trồng, Kệ để cà phê, tủ treo tường, máy lạnh, tivi, bảng hiệu, hộp đèn, vẽ tranh tường, quạt, đèn trang trí, kệ sách, tủ sách, sách....

3. Chi phí cho quầy Bar pha chế cà phê và thức uống: Máy xay cafe, may pha cafe, máy xay sinh tố (1 hoặc 2 cối), thùng đá, dụng cụ và nguyên vật liệu v.v....

4. Các chi phí khác: Internet, Camera, Đồng phục, Phần mềm tính tiền, Máy in bill, Két tiền, Loa + Amply,
Máy chiếu, v.v....

Đó là tất cả các chi phí để Set-up quán đến giai đoạn khai trương. Tùy theo số vốn mình có, mặt bằng mình thuê và địa điểm xung quanh để có thể thiết kế khung quanh phù hợp. Phần thiết kế thì có thể tự mình làm hoặc thuê một đơn vị kiến trúc để phối bản vẽ sao cho hợp lý. Kinh nghiệm của Admin là chúng ta nên thuê một đơn vị bên ngoài làm nhiệm vụ thiết kế, vì họ có nhiều kinh nghiệm setup cho nhiều quán cà phê khác nhau với phong cách kiến trúc phù hợp không gian. Quan trọng là đa số sẽ có các mối quan hệ làm ăn để nhanh chóng giới thiệu bạn những đơn vị cung cấp cho các nguyên, vật liệu và dụng cụ bạn cần.

Trong tất cả các loại chi phí thì phần chi phí nặng nhất vẫn là mặt bằng. Thông thường ở Huế, miền Trung thì chủ nhà sẽ làm hợp đồng từ 06 tháng đến 01 năm, có nghĩa là sau 06 tháng hoặc 1 năm bạn sẽ phải đóng tiền thuê tiếp 1 lần. Trong trường hợp làm ăn không có lãi thì năm tiếp theo sẽ vẫn phải đóng tiền thuê nếu muốn duy trì tiếp, cho nên cần chuẩn bị một số vốn dài hạn để có thể bám trụ duy trì đến giai đoạn có lợi nhuận (thông thường chuẩn bị cho 6 tháng loại chi phí vận hành sẽ nói ngay sau đây)

 

Nhiều người bỏ hết số vốn ban đầu mình có để Set-Up cho được đến ngay khai trương rồi không còn vốn để duy trì hoạt động trong vòng 03 tháng đầu, dẫn đến tình trạng sẽ vay mượn rất nhiều nguồn khác nhau để duy trì hoạt động, khiến số lỗ tích lũy càng lớn, bạn sẽ chẳng còn tâm trí đâu để phục vụ tốt khác hàng.
Chắc chắn sẽ phát sinh chi phí thêm, đội giá khi khai trương quán cà phê mới toanh và sẽ không đúng với tính toán lúc ban đầu, đó là chưa kể các chi phí không đáng có do chưa có kinh nghiệm trước đó.

B. Chi Phí Vận Hành
Chi phí vận hành hàng tháng sẽ bao gồm:
- Chí phí địa điểm kinh doanh (tiền thuê 1 năm chia cho 12 tháng).

- Chi phí điện, nước, Internet, điện thoại bàn (nếu có), vệ sinh môi trường, chi phí nguyên vật liệu đầu vào, chi phí trang trí (mua thêm sau khi khai trương), khoản thuế phải đóng (nếu có), chi phí cho trả nợ cũ (nếu có), chi phí cho dụng cụ mua mới v.v...

- Chi phí bảo trì máy móc, thiết bị, dụng cụ.
- Chi phí Marketing, quãng bá, quãng cáo.

- Chi phí tiền lương cho nhân viên (quản lý, pha chế, phục vụ, tạp vụ, thu ngân, bảo vệ, v.v...)

- Chi phí khác....
Như bạn thấy, có rất nhiều chi phí khác nhau cho việc vận hành hàng tháng. Trong đó có 2 loại chi phí là Cố Định và Biến Phí. Các loại cố định như lương nhân viên, mặt bằng, điện, nước...còn biến phí là tùy thuộc vào tháng nào bán đắt hay rẻ, bán đắt thì chi phí nguyên vật liệu tăng, bán lỗ thì chi phí nguyên vật liệu sẽ giảm.

Như đã nói ở trên thì nếu tài chính dư giả, vốn nhiều thì nên chuẩn bị trước số vốn cho 3 đến 6 tháng chi phí vận hàng tháng, như thế bạn sẽ tập trung vào phục vụ trải nghiệm của khách hàng tại quán thật tốt, tránh tình trạng thiếu trước hụt sau, vay nợ khắp nơi để bù đắp chi phí duy trì.

Kiến thức cơ bản liên quan đến doanh thu, chi phí, điểm hòa vốn, hoàn vốn và lợi nhuận:

Trong kinh tế và tài chính, có rất nhiều các khái niệm, công thức liên quan tới doanh thu, chi phí
và lợi nhuận. Nhưng với quy mô một quán cà phê vừa phải thì bạn chi cần nắm bắt những công
thức cơ bản nhất, rõ ràng nhầt. Việc làm kinh doanh thực chất cần rõ ràng và đơn giản để đảm
bảo hiệu quả kinh doanh.

Điểm Hòa vốn

Cơ bản nhất, điểm hòa vốn chính là điểm khi doanh thu bằng vói chi phí. Nghĩa là các khoản thu
sẽ vừa đủ để bù đắp các khoản chi.

Công thức toán học của điểm hòa vốn là: Doanh thu – chi phí = 0

- Doanh thu là tổng số tiền bạn thu vào từ tất cả nguồn thu trong một tháng hoạt động kinh doanh
của quán cà phê như tiền bán đổ ăn thức uống, tiền thu từ việc tổ chức các sự kiện, tiền thu từ việc cho thuê quán chụp hình và các nguồn thu khác.

- Chi phí là tổng số tiền bạn bỏ ra trong một tháng để đảm bảo sự hoạt động của quán.

Giả sử chi phí một tháng hoạt động của quán cà phê của bạn là 75 triệu đồng. Vậy doanh thu tại
điểm hòa vốn của bạn cũng sẽ là 75 triệu.
Tại điểm hòa vốn này, xét trên phương diện một tháng hoạt động này, bạn không kiếm được lợi
nhuận, cũng không lỗ tiền. Bạn hòa vốn.
Về mặt tài chính, đây là một điểm quan trọng cho phép bạn ước tính doanh thu cần có được
trong một ngày để đảm bảo bạn không lỗ tiền trong một tháng kinh doanh.
Về mặt thực tế, đây là một tin mừng vì ít nhất mô hình kinh doanh của ban đã có thể có chỗ đứng
trên thương trường và có tính khả thi nhất định. cà phê đã có thể “tự nuôi”!

Lợi Nhuận

Lợi nhuận = doanh thu – chi phí

Lợi nhuận chính là số tiền bạn để dành ra được từ hoạt động kỉnh doanh của quán sau khi đã trừ
hết các chỉ phí liên quan tói hoạt động của quán trong tháng,
Về mặt toán học, khi doanh thu lớn hơn chi phí, lợi nhuận sẽ lớn hơn 0, bạn có tiền lời. Nhưng
khi doanh thu nhỏ hơn chi phí, lợi nhuận sẽ bé hơn 0, bạn chịu lỗ của tháng.
Khi bạn có tiền lời (lợi nhuận lớn hơn 0), bạn có thể lấy một phần lợi nhuận ra chia cho những
người góp vốn (nếu có 2 người góp vốn trở lên) và đế lại một phần lợi nhuận để tái đầu tư hoặc
thêm vào quỹ dự phòng của quán.

Thời Gian Hoàn vốn

Giả sử hàng tháng bạn kinh doanh có lời, lợi nhuận lớn hơn 0.

Thời gian hoàn vốn = vốn đã sử dụng/lợi nhuận

Thời gian hoàn vốn là khoảng thời gian ước tính bạn sẽ thu lại phần tiền vốn đã bỏ ra để thực
hiện kinh doanh với giả thiết hoạt động của quán đều đặn (lợi nhuận bạn kiếm được hàng tháng
là như nhau). Vốn thực đã sử dụng là tổng số tiền bạn đã thực chi cho quá trình thiết lập và tiến
hành hoạt động của quán cà phê.

Giả sử tổng số tiền bạn đã sử dụng đến nay là 700 triệu đồng. Hàng tháng sau khi trừ đi chi phí,
quán cà phê cho bạn lợi nhuận là 35 triệu đổng. Vậy thời gian bạn cần để thu lại số tiền bạn đã
bỏ ra là 700 (triệu)/ 35 (triệu) = 20 (tháng).

Dòng Tiền Hàng Ngày

Dòng Tiền Hàng Ngày là một khái niệm Dòng Tiền được đơn giản hóa.

Khái niệm Dòng Tiền là để chỉ sự khác biệt về số tiền mặt của một tài khoản (két tiền quán cà
phê của bạn) giữa thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc của một chu trình thòi gian.
Nếu ta chọn chu trình thời gian là một ngày thì Dòng Tiền trong giả thiết này chính là sự khác
biệt về số tiền mặt trong két của quán cà phê lúc mới mở cửa quán và lúc đóng cửa quán. Đây
chính là Dòng Tiền Hàng Ngày của quán.

Giả sử lúc mới mở cửa của ngày thứ nhất, trong két của quán có 500 ngàn đồng (dành cho việc
trả lại tiền lẻ cho khách, mua các nguyên vật liệu tươi cần trong ngày...). Trong ngày quán thu
tổng cộng là 3 triệu đồng và chi hết 1 triệu 500 ngàn. Vậy dòng tiền vào là 3 triệu, dòng tiền ra là
1 triệu 500 ngàn, tiền có lúc ban đầu là 500 ngàn, cuổỉ ngày số tiền có trong két là:

500 ngàn + 3 triệu -1 triệu 500 ngàn = 2 triệu đồng

Nếu bạn không lây bớt tiền ra khỏi két, lúc mới mở cửa của ngày thứ hai, trong két sẽ có 2 triệu
đồng. Trong ngày thứ hai, tiền thu của quán là 4 triệu, tiền chi của quán là 3 triệu. Vậy dòng tiền
vào là 4 triệu, dòng tiền ra là 3 triệu. Số tiền trong két có vào cuối ngày là:

2 triệu + 4 triệu – 3 triệu = 3 triệu

Dòng Tiền là khái niệm quan trọng cho bạn biết số tiền thực sự (tiền mặt) mà bạn thực sự nắm
giữ. Lí do chúng ta có khái niệm này là đê phân biệt với những tài sản không phải tiền mặt có
tính thanh khoản (tính quy đổi thành tiền mặt) thấp (ví dụ máy móc, thiết bị...) và các khoản nợ,
cũng như các khoản là nghĩa vụ phải chi trả.

Nguyên Tắc sống Còn “Hoạt Động Trong Kinh Phí Cho Phép”

“Hoạt Động Trong Kinh Phí Cho Phép”phải để thành một mục riêng để nhấn mạnh vào tầm quan
trọng của việc duy trì hoạt động kinh doanh dựa trên nguyên tắc này. Đây là nguyên tắc tối cần
thiết để duy trì sự khỏe mạnh của một mô hình kinh doanh. Bạn buộc phải bám sát theo kế hoạch
kinh doanh và dự trù tài chính. Nói tóm lại, nguyên tắc này chính là sức bền của quán cà phê trên
đường chạy dài có tên gọi “thương trường kinh doanh”.

Việc cung cấp cho mỗi một loại chỉ phí trong hoạt động của quán một giới hạn (một khoản tiền)
nhất định sẽ cho phép bạn đảm bảo độ ổn định của 1 hoạt động kinh doanh trong tháng. Các giới
hạn này không phải là bất biến. Nghĩa là, bạn vẫn có thể thay đổi chúng, điểu chỉnh chúng trong
quá trình 1 điều hành quán cà phê cho sát vói thực tế và nhu cầu cụ thể phát sinh. Nhung tất cả
sự thay đổi cẩn có lí do chính đáng và nên được chuẩn bị trước.

Ví dụ, chi phí marketing hàng tháng tôi sử dụng cho quán khoảng 2 triệu đồng và chi phí trang
trí khoảng 500 ngàn đồng. Nêu tháng đó là tháng 12 có dịp Giáng Sinh, cần chú trọng tới quà
tặng cho khách, khuyến mại cho khách và cần phải trang trí cho quán thật đẹp để tinh thần khách
hàng phấn chấn vui vẻ. Khách hàng vì thế sẽ yêu quý quán cà phê của tôi hơn. Do đó, có thể
nâng khoản kinh phí dự trù cho marketing trong tháng 12 lên 4 triệu đồng và kính phí dự trù cho
việc trang trí lên 2 triệu đồng. Tuy nhiên, việc điều chỉnh kinh phí dự trù cần phải xuất phát từ
thực tế nhu cầu chính đáng và khả năng đem lại doanh thu cao hơn để bù đắp cho chi phí.

Nêu bạn tăng dự trù kinh phí lên thật cao nhưng không đảm bảo khoản thu để bù đắp vào số tiền
sẽ bỏ ra, hoặc tạo ra được lợi ích nổi bật dành cho khách hàng, đó sẽ là một quyết định kinh
doanh tồi của bạn. Khi có quá nhiều quyết định kinh doanh tôi, bạn sẽ bước tới sự sụp đổ của mô
hình, kế hoạch kinh doanh nhanh hơn.

Marketing, quãng bá như thế nào?

Khi bạn khai trương quán cà phê sách thì khách hàng chủ yếu và chính là những người thích đọc sách, thích không gian có sách và tập khách hàng sinh viên thường xuyên tới để học bài, học nhóm. Tùy theo không gian bố trí mà thiết kế phù hợp. Thông thường là khách thích được ngồi ghế êm, salong và đệm để có thể ngồi đọc sách lâu dài, dấn đến việc thời gian khách uống sẽ lâu hơn các quán cà phê bình thường nên cần không gian đủ rộng, tốt nhất là có lầu để để thiết kế bàn ghế to, êm cho 5,6 người học nhóm, học bài.

Đây là cách SachCoffee Marketing.

Marketing và PR là phần rất quan trọng trong việc thành công của quán cafe, được khách hàng
biết đến nhiều, truyền miệng cho người thân và bạn bè, trở thành khách hàng quen thuộc và trung
thành luôn luôn là mục tiêu của nhiều thương hiệu. Theo nghiên cứu của tổ chức Quốc Tế thì thứ
tự để khách hàng nhận biết một cửa hàng cafe (coffee shop) là: Bảng hiệu, truyền miệng,
Google, các kênh Online và mạng xã hội.

Tin đồn, truyền miệng là kênh Viral Marketing rất quan trọng trong văn hóa kinh doanh của
người Huế. Thông qua lời giới thiệu của bạn bè, người thân thì độ tin tưởng cao hơn. Ngoài ra,
với sự phổ biến của di động, máy tính bảng mà người Huế online rất nhiều, thường xuyên truy
cập Facebook và các mạng xã hội khác cho nên độ phổ biến và thường xuyên giúp khách hàng
nhớ đến và khi có nhu cầu thì sử dụng ngay.

- SachCoffee giảm 30% cho khai trưởng, mở bán lại (do Covid hoặc nghỉ lễ).
- Làm Fanpgae chạy quãng cáo thu hút số lượt like.
- Viết bài thường xuyên trên Fanpgae.

- Tổ chức các cuộc thi, tặng sách và tặng kèm thức uống.

- Liên kết với Foody, giao hàng nhanh, các trang Web và ứng dụng chuyên về đồ ăn.

v.v....Tùy thuộc vào kỹ năng và sở thích của bạn mà đề ra các chương trình Marketing thích hợp cho khách hàng.

Lời kết

Trên đây SachCoffee đã tổng kết lại kiến thức làm 1 quán cà phê sách dùm bạn, còn nhiều vấn đề không thể trong một bài viết mà có thể trình bày hết được, vì khởi nghiệp kinh doanh chưa bao giờ là đơn giản. Chúng ta tìm hiểu, đọc, thậm chí đã từng làm nhân viên ở quán cafe nào đó nhưng khi bắt tay vào làm chủ lại là câu chuyện khác, hoàn cảnh khác và mới thấu hiểu được hết những vất vả khó khăn trong quá trình xây dưng phát triển.
Câu hỏi rất quan trọng của bất kì mô hình kinh doanh nào là "mình có điểm gì khác biệt, thu hút để khách hàng tới quán? Lý do nào khách phải đi đường xa, chịu khó nắng mưa gió lạnh để tới quán?"
Trên nguyên tắc kinh doanh là đem nhiều giá trị nhất cho khách hàng và làm sao để khách hàng vẫn luôn nhớ đến bạn, ngoài ra bạn phải tạo ra được điểm KHÁC BIỆT của quán mình so với hàng trăm, hàng ngàn quán cafe đang mọc lên như nấm. Nếu có bất kì câu hỏi, thắc mắc và muốn trao đổi thêm thì các bạn có thể liên hệ với SachCoffee bất kì lúc nào. 
"Cần cù thôi chưa đủ, muốn làm chủ phải tinh khôn".

Bình luận

Không tìm thấy bài viết

Viết bình luận

Tìm kiếm các bài viết

Theo dõi bài viết

Bài viết mới nhất

Giảm giá đến 18% các sản phẩm ví nữ da bò cao cấp Epi để tặng vợ/người yêu. Sản phẩm được phụ nữ yêu thích TIỆN DỤNG, SÀNH ĐIỆU MÀ GIÁ LẠI QUÁ RẺ
Free-Shipping mọi miền và bồi thường gấp 10 lần giá trị sản phẩm nếu giả da
Click Xem NGAY